Stanowisko ds. Archiwum Zakładowego

e-mail: archiwum@otwock.pl
budynek "C", piwnica

tel. 22 779 20 01, wew. 130

Główny Specjalista: Grzegorz Figat

Zadania jednostki

Do zadań jednostki organizacyjnej urzędu należy w szczególności:

1) prowadzenie archiwum zakładowego,

2) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i ich przygotowania do przekazania archiwum zakładowemu,

3) przejmowanie akt z poszczególnych jednostek organizacyjnych urzędu,

4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,

5) przechowywanie, zabezpieczenie oraz ewidencjonowanie posiadanych i przejmowanych akt,

6) udostępnianie przechowywanej dokumentacji,

7) przeprowadzanie kwerend archiwalnych,

8) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w jednostce organizacyjnej urzędu,

9) prowadzenie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,

10) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,

11) dbałość o zachowanie dokumentacji w odpowiednim stanie fizycznym oraz prowadzenie, w razie konieczności, niezbędnych prac konserwatorskich,

12) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,

13) prowadzenie Kroniki Miasta Otwocka, we współpracy z innymi podmiotami.